Reserveringsvoorwaarden

Zalen

1. Schola Medica behoudt zich het recht voor om de door haar gepubliceerde prijzen te wijzigen.
2. De zaalhuur is vrijgesteld van btw.

De tarieven voor zaalhuur gelden per dagdeel van 4 uur.

Bij de prijs is inbegrepen:

• Gebruik van audiovisuele middelen
• ABCDE-wagens met materiaal
• Koffie, thee en water in de pantry’s 

Niet bij de prijs inbegrepen:

• Aanwezigheid van medewerker(s) van Schola Medica op werkdagen na 18.00 uur en tijdens weekenduren. De kosten hiervoor worden per heel uur gefactureerd.
• Openstelling gebouw op zaterdag en/of zondag. De kosten hiervoor worden per heel uur gefactureerd. 

Aanvullende diensten

1. De kosten van materialen die Schola Medica op uw verzoek huurt bij derden zijn voor uw rekening.
2. Bij schade, diefstal of verlies van deze materialen worden de kosten aan u doorberekend.
3. Indien prijzen van de bij derden ingehuurde materialen wijzigen, worden de extra kosten aan u doorbelast en vervallen eerder gedane offertes.
4. Indien derden hun plicht tot leveren -om welke reden dan ook- niet nakomen, is Schola Medica niet aansprakelijk voor eventueel daaruit voortvloeiende schades.
5. Voor diensten van derden gelden de reserverings- en annuleringsvoorwaarden van derden.

Materialen

Schola Medica heeft diverse materialen voor praktijkonderwijs ter beschikking. Als u hiervan gebruik wilt maken, vraagt u dit dan uiterlijk 3 weken van tevoren aan.

Avonduren en weekenden

Aanvragen voor zaalruimtes in de avonduren en weekenden moeten ten minste 4 weken van tevoren worden gedaan. In de avonduren van maandag t/m donderdag kunt u tot maximaal 21.30 uur bij Schola Medica terecht. Op vrijdagavonden hanteren wij een eindtijd van 18.30 uur. Voor openstelling in het weekend zal per aanvraag bekeken worden wat de mogelijkheden zijn.

Optie

Een optie is 2 weken geldig. Op het moment dat Schola Medica een andere aanvraag voor een door u geopteerde datum ontvangt, neemt Schola Medica contact met u op. U wordt dan verzocht binnen 48 uur aan te geven of uw aanvraag wordt omgezet in een definitieve boeking of dat uw aanvraag vervalt. Als Schola Medica binnen deze 48 uur geen uitsluitsel heeft gekregen, behoudt zij zich het recht voor om de verleende optie te laten vervallen. Aan verleende opties kunnen geen rechten worden ontleend en zijn voor beide partijen vrijblijvend. Pas bij een definitieve boeking is er sprake van opdrachtacceptatie.

Definitieve boeking

Een boeking is definitief als Schola Medica een getekend exemplaar van de offerte of een schriftelijke (e-mail)bevestiging van u heeft ontvangen. Tot het moment van ontvangst behoudt Schola Medica zich het recht voor de gedane aanbieding in te trekken.

Catering

Schola Medica heeft de catering uitbesteed aan Vermaat, gevestigd in het Schola Medica-gebouw. Afspraken maakt u rechtstreeks met hen. Informatie over het bestellen van catering ontvangt u bij ons reserveringsvoorstel. Voor de catering ontvangt u een aparte factuur van Vermaat.

Opbouw zalen

Als u voor aanvang van de bijeenkomst in de gehuurde ruimten zaken wilt opbouwen of klaarzetten, dient u dit van tevoren met Schola Medica te overleggen.

Aflevering en opslag van goederen

Het afleveren van goederen ten behoeve van uw bijeenkomst is slechts toegestaan op de dag van de bijeenkomst. Deze goederen dienen op de (laatste) dag van de bijeenkomst te worden meegenomen. Schola Medica is niet aansprakelijk voor de ten behoeve van uw bijeenkomst afgeleverde goederen. De aflevering, opslag en gebruik van deze goederen zijn geheel voor uw risico.

Huisregels

1. Het is niet toegestaan om in Schola Medica drank en spijzen te nuttigen die niet door Schola Medica of Vermaat verstrekt zijn.
2. Het is niet toegestaan om in Schola Medica materiaal te plakken en te hangen aan wanden, deuren, ramen, pilaren en dergelijke, anders dan op de daarvoor bestemde plaatsen.

Wijziging eindtijd bijeenkomst

Als u tijdens uw bijeenkomst besluit om deze te verlengen tot na de afgesproken eindtijd, is dit alleen mogelijk na overleg met Schola Medica. De extra uren worden in rekening gebracht.

Annuleringsvoorwaarden

Voor definitief bevestigde dag-reserveringen (08.00 tot 18.00 uur) gelden de volgende annuleringsvoorwaarden:

• Tot 4 weken voor aanvang kunt u kosteloos annuleren m.u.v. de tot dan toe door Schola Medica gemaakte kosten voor bij derden ingehuurde materialen en diensten. Deze worden aan u doorberekend.
• Bij annulering binnen 4 weken voor aanvang of een no show, worden administratiekosten à € 40 en de tot dan toe door Schola Medica gemaakte kosten voor bij derden ingehuurde materialen en diensten aan u doorberekend.

Voor definitief bevestigde avond- en weekendreserveringen brengen wij de volgende annuleringskosten in rekening:

• Tot 4 weken voor aanvang kunt u kosteloos annuleren m.u.v. de tot dan toe door Schola Medica gemaakte kosten voor bij derden ingehuurde materialen en diensten. Deze worden aan u doorberekend.
• Bij annulering minder dan 4 weken voor aanvang van de bijeenkomst 25% van de zaalprijs zonder korting, administratiekosten à € 40 en de tot dan toe door Schola Medica gemaakte kosten voor bij derden ingehuurde materialen en diensten.
• Bij annulering minder dan 2 weken voor aanvang van de bijeenkomst of bij een no show 100% van de zaalprijs zonder korting, administratiekosten à € 40 en de tot dan toe door Schola Medica gemaakte kosten voor bij derden ingehuurde materialen en diensten.

Annulering van zalen en bestellingen dient altijd schriftelijk (per e-mail) aan Schola Medica te worden bevestigd.